1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Kontaktformulare und E-Mail
Für Ihre Kontaktaufnahme mit der AGG Beratungs- und –Beschwerdestelle der Hochschule Niederrhein bieten wir Ihnen verschiedene Zugangsmöglichkeiten über ein Kontakformulare oder die Nutzung der E-Mailadressen ". Sofern Sie das Kontaktformulare nutzen, erfolgt die Eingabe personenbezogener Daten auf ausdrücklich freiwilliger Basis (Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO). Entsprechend der Kontaktaufnahme werden unter Einhaltung der Verpflichtung zur Datenminimierung nur die zur Zweckerreichung des Beratungs- bzw. Beschwerdeverfahrens unabdingbar erforderlichen Daten als Pflichtangaben erhoben und verarbeitet. Zusätzlich können Sie teilweise aber auch noch freiwillig weitere Angaben machen.
Als Angaben können hier z.B. erhoben und verarbeitet werden:
Name
Vorname
E-Mail Adresse
Telefonnummer
Funktion (Studierende/r; Studieninteressierte/r; Dozent/in; Mitabeiter/in; Externe)
Organisationseinheit
Ihre Nachricht
Zeitstempel
Benutzer
Ihre Daten werden durch die Eingabe in das Kontaktformulare bei der Datenübertragung über das Internet mithilfe der SSL-Verschlüsselung (deutsch "sichere Sockelschicht") geschützt, sodass sie für Unbefugte nicht zu lesen sind. Sie erkennen die Tatsache der verschlüsselten Übertragung an der Internetadresse http://https://, wobei das "s" für secure=sicher steht. Die Daten aus dem Kontaktformular werden nicht auf dem Webserver gespeichert, sondern unmittelbar nach Ihrem Absenden an das Postfach der AGG Beratungs- und –Beschwerdestelle per E-Mail innerhalb der Hochschule gesendet. Innerhalb der Hochschule findet ein auf dem Transportwege verschlüsselter E-Mail-Versand statt.
Bei E-Mail-Übersendung Ihrerseits weisen wir darauf hin, dass zurzeit eine verschlüsselte Übertragung nicht gegeben ist und auch nicht bei der E-Mail-Beantwortung durch unsere Beschäftigten. Sollten Sie hiergegen Bedenken haben, richten Sie Ihre Anfrage ggf. postalisch oder telefonisch an die AGG Beratungs- und –Beschwerdestelle.
Bei Ihrer Kontaktaufnahme mit uns per E-Mail, über das Kontaktformular müssen die von Ihnen freiwillig mitgeteilten Daten gespeichert werden, damit wir Ihr Anliegen bearbeiten können.
Personen unter 16 Jahren sollten keine personenbezogenen Daten an uns übermitteln, es sei denn die Zustimmung der Eltern oder Sorgeberechtigten (Träger der elterlichen Verantwortung) wurde erteilt (Art. 8 Abs. 1 DSGVO). Die Zustimmung muss dann ausdrücklich in der Nachricht vermerkt sein (Art. 8 Abs. 2 DSGVO). Wir fordern keine personenbezogenen Daten von Kindern und Jugendlichen an. Wissentlich sammeln wir solche Daten nicht.
Die von Ihnen eingegebenen persönlichen Daten verwenden wir nur für das Beratungs- oder Beschwerdeverfahren der AGG Beratungs- und –Beschwerdestelle und nur innerhalb der Hochschule Niederrhein.
Die anfallenden personenbezogenen Daten, die wir per E-Mail oder Kontaktformular erhalten, löschen wir, sobald die Speicherung nicht mehr für den von Ihnen verfolgten Zweck oder im Zusammenhang mit damit ausgelösten Verwaltungsvorgängen und den hierfür geltenden Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.
Alternativ ist eine Kontaktaufnahme über die bereitgestellte E-Mail-Adresse möglich. In diesem Fall werden die mit der E-Mail übermittelten personenbezogenen Daten der Nutzerin oder des Nutzers gespeichert.
Es erfolgt in diesem Zusammenhang keine Weitergabe der Daten an Dritte. Die Daten werden ausschließlich für die Verarbeitung der Konversation verwendet.
2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung des Nutzers Art. 6 Abs. 1 lit. a und lit. b DSGVO. Rechtsgrundlage für die Speicherung der Einwilligungserklärung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
3. Zweck der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske des entsprechenden Kontaktformulars der AGG Beratungs- und –Beschwerdestelle dient der Kontaktaufnahme mit der AGG Beratungs- und –Beschwerdestelle, um ein Beratungs- oder Beschwerdeverfahren einzuleiten, welches auch anonym erfolgen kann.
4. Dauer der Speicherung
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen die weitere Speicherung vorgeben. Für die personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske des jeweiligen Formulars und diejenigen, die per E-Mail übersandt wurden, wird die Löschung dann vorgenommen, wenn die entsprechende Konversation mit dem Nutzer beendet ist. Beendet ist die Konversation dann, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist.
Die während des Absendevorgangs zusätzlich erhobenen personenbezogenen Daten werden spätestens nach einer Frist von sieben Tagen gelöscht.
5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Die Nutzerin/der Nutzer hat jederzeit die Möglichkeit, seine Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widerrufen. Nimmt die Nutzerin/der Nutzer per E-Mail Kontakt mit uns auf, so kann er der Speicherung seiner personenbezogenen Daten jederzeit widersprechen. In einem solchen Fall kann die Konversation nicht fortgeführt werden.
Der Widerruf der Einwilligung und der Widerspruch gegen die Speicherung ist an die E-Mail Adresse der AGG Beratungs- und –Beschwerdestelle der Hochschule Niederrhein zu richten:
Alle personenbezogenen Daten, die im Zuge der Kontaktaufnahme gespeichert wurden, werden in diesem Fall gelöscht.
